En outre, vous trouverez, en annexe des présentes, un exemplaire du Livret d’utilisation d’un véhicule particulier
d’entreprise dont vous déclarez prendre connaissance.
La conduite de ce véhicule nécessite un permis de conduire valide correspondant à la catégorie du véhicule.
Nous vous rappelons que vous êtes tenu de signaler immédiatement à la Direction de l’établissement dont vous
dépendez les mesures de suspension ou retrait de permis de conduire dont vous pourriez être l’objet.
A compter de ce jour, vous avez la garde du véhicule ci-dessus désigné et vous en êtes le conducteur principal. Nous
vous demandons de l’utiliser dans le respect du code de la route, de l’aide-mémoire Vigiroute et du Livret d’utilisation
d’un véhicule particulier d’entreprise qui vous ont été remis.
Données personnelles : dans le cadre de cette mise à disposition et de la gestion des éventuelles infractions au code
de la route, la société peut être amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel vous concernant
(nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse postale, adresse email, numéro du permis de conduire, date et lieu
d’obtention). Les informations concernant le traitement de vos données personnelles figurent dans le « Livret
d’utilisation d’un véhicule particulier d’entreprise » qui vous a été communiqué. Par la signature du présent
document, vous acceptez que les données qui pourraient être collectées à l’occasion d’une première infraction soient
conservées par la société pendant toute la durée de mise à disposition de ce véhicule, augmentée de 45 jours. Vous
pouvez retirer ce consentement à tout moment en formulant une demande en ce sens en envoyant un email à votre référent RGPD.
LIVRET D’UTILISATION
D’UN VEHICULE PARTICULIER D’ENTREPRISE
I – PREVENTION - SECURITE
Avant de prendre en charge le véhicule :
1. Le conducteur doit posséder un permis de conduire valide.
2. Le conducteur doit s’assurer que se trouvent en permanence à bord du véhicule :
- Le constat amiable et le mode d’emploi du constat amiable,
- Un gilet haute visibilité,
- Un triangle de pré-signalisation.
3. Le conducteur s’engage à respecter, dans son intérêt, celui des passagers et des
autres usagers de la route, les consignes générales et permanentes de la
prévention du risque routier de son entité.
4. Si le conducteur est concerné par un accident de la circulation (quelle qu’en soit la
gravité) : dans les 10 jours après l’accident, il rencontrera son correspondant
VIGIROUTE pour renseigner la fiche d’analyse CSA VIGIROUTE (CSA : Causes –
Solutions – Actions).
II – CARBURANT, ELECTRICITE, PEAGES ET PARKINGS
Le carburant est fourni par le biais, soit des dépôts de l’entreprise, soit par la carte
carburant du pétrolier Total Energies. Le kilométrage doit être saisi à chaque prise de
carburant.
La carte carburant permet également le paiement des péages et des parkings (avec les
organismes partenaires de la carte).
L’électricité pour les recharges est fournie par le biais, soit des bornes de recharges de
l’entreprise, soit par la carte de recharge (Total Energie ou ULYS), soit au domicile du
conducteur selon les dispositions prévues dans la politique véhicules.
Les pleins, recharges électriques, parkings et péages personnels, week-end, fêtes,
absences et congés sont à la charge de l’utilisateur.
III - AVANTAGE EN NATURE
Le bénéfice d’une mise à disposition d’un véhicule particulier d’entreprise est considéré
par l’administration comme un avantage en nature constitutif d’un élément de
rémunération. Aussi, le montant de l’avantage fixé annuellement pour chacune des
catégories de la grille des véhicules fournis par la société, viendra s’ajouter à l’assiette
de cotisations sociales et aux revenus déclarés à l’administration fiscale.
IV - CONTRAVENTIONS ET REDEVANCES LIEES A LA CONDUITE OU AU STATIONNEMENT
Toutes les conséquences résultant du non-respect du code de la route et des règles
relatives au stationnement sont de la responsabilité du conducteur.
En conséquence, le paiement des contraventions ou desforfaits post stationnement qui
en découlent sont à sa charge exclusive. Toute majoration liée à un retard de paiement
injustifié restera également à la charge du conducteur.
En cas de réception d’un avis de contravention par la société, celle-ci communiquera les
coordonnées personnelles du conducteur à l’autorité compétente (voir ci-après au
point VIII).
V - LUTTE CONTRE L’USAGE DE L’ALCOOL ET DES STUPEFIANTS
Il est interdit à toute personne de conduire un véhicule en état d’ébriété ou sous
l’emprise de produits stupéfiants. Compte tenu du danger représenté, tant pour le
salarié que pour les tiers, conformément au règlement intérieur, la société se réserve
le droit de procéder à des contrôles aléatoires (par éthylotest s’agissant de l’alcoolémie
ou par test salivaire s’agissant de la drogue) pouvant être réalisés sur les salariés dont
les fonctions supposent la conduite d’un véhicule automobile.
Il est rappelé que le fait de conduire sous l’emprise de l’alcool (taux supérieur au taux
légal autorisé) ou de stupéfiant à l’occasion du travail peut faire l’objet de l’une des
sanctions disciplinaires prévues au règlement intérieur.
VI - LES USAGES
- Conducteurs autorisés à conduire :
- Le collaborateur de l’entreprise,
- De façon occasionnelle le conjoint du collaborateur,
- En présence du collaborateur, ses enfants et ceux de son conjoint
- Dans le cadre de la conduite accompagnée, les enfants du collaborateur et ceux
de son conjoint (sous couvert de la transmission du dossier demandé par le
service Assurances)
- Covoiturage : la participation financière des passagers n’est pas autorisée.
- Equipements complémentaires : les équipements que le conducteur pourra être
amené à ajouter pour ses besoins personnels sur le véhicule, après accord de sa
hiérarchie, doivent être montés par des professionnels agréés. La facture
correspondante devra pouvoir être présentée sur simple demande.
- Entretien du véhicule : le conducteur doit impérativement présenter le véhicule
dans les délais et le kilométrage prévus par le constructeur pour les entretiens et
les révisions périodiques. Il doit également signaler à son référent véhicule toute
défectuosité et demander en temps opportun les réparations nécessaires.
- Restitution du véhicule : la restitution du véhicule est effectuée par l’entité dont
dépend le conducteur. Il appartient au conducteur d’informer son référent
véhicule que l’échéance de son contrat (mois et/ou kilométrage) va être atteinte.
Dans le cadre d’un changement de fonction, le changement de classe de véhicule
est effectué après expiration du contrat en cours.
VII - ASSURANCES
• La validité du permis de conduire du conducteur est indispensable pour que le
contrat d’assurance automobile du groupe puisse prendre en charge le sinistre.
• Le conducteur est réputé posséder un permis de conduire valide.
• Il doit aviser sans délai sa hiérarchie de toute suspension, révocation,
annulation ou modification de son permis de conduire.
En cas de dépassement du taux d’alcool toléré par la loi, il y a déchéance de garantie de
l’assureur automobile pour :
- Les dommages corporels du conducteur,
- Toute assistance juridique en cas de poursuite pénale.
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Risques couverts : l’attestation verte doit être jointe aux papiers du véhicule.
Le véhicule est assuré dans la limite des garanties souscrites à ce jour par la Direction
Assurance de l’entité concernée :
- Dommages aux tiers : responsabilité civile, elle est garantie en FRANCE, en Europe
et dans tous les pays cités au dos de la carte verte,
- Dommages au véhicule : ne sont garantis que les dommages causés par incendie,
vol, tentative de vol et évènements naturels. Les véhicules ne sont donc pas
assurés « TOUS RISQUES ».
Garantie passagers : la garantie s’exerce pour l’ensemble des personnes transportées
et ce à concurrence du nombre de places désigné sur le certificat d’immatriculation. A
noter qu’au sens de la loi, les passagers du véhicule sont considérés comme des tiers, il
n’y a donc pas d’assurance spécifique à souscrire, ils seront indemnisés, s’il y a lieu, par
l’assureur du véhicule responsable.
Garantie conducteur : le conducteur salarié est garanti pour ses dommages corporels
par les régimes Sécurité Sociale et de couverture santé de la société (prévoyance, frais
médicaux).
Le conducteur non salarié bénéficie de la garantie conducteur annexée au contrat auto
et pourra éventuellement faire intervenir en complément ses assurances personnelles
(contrat individuel accident…).
Garantie assistance rapatriement du conducteur, de ses passagers et du véhicule : en
mission professionnelle à l’étranger, le rapatriement des salariés est assuré par Europ
Assistance sous réserve d’avoir déclaré préalablement le déplacement. Le rapatriement
du véhicule est pris en charge par la garantie du contrat auto.
Pour les déplacements privés avec un véhicule de la société, le rapatriement du
conducteur, du passager et du véhicule sont pris en charge par la garantie assistance
auto (voir n° de téléphone et de protocole sur la carte verte).
Assurance des matériels et effets personnels transportés : les garanties sont limitées
en montant et exclues pendant certaines tranches horaires (22h-6h). A titre de
précaution, il conviendra de ne laisser aucun objet apparent dans le véhicule pouvant
susciter la convoitise.
D’autre part, il est interdit de laisser dans le véhicule l’original du certificat
d’immatriculation (titre de propriété du véhicule) et le double des clés ceci pouvant
faire obstacle à toute indemnisation de notre assureur en cas de vol.
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Assurance matériel remorqué : seules les remorques d’un poids inférieur à 750 kg PTC
(non immatriculées) sont assurées pour la Responsabilité Civile (dommages au tiers)
par la police d’assurance automobile du groupe. Les dommages à la remorque sont de
la responsabilité de son propriétaire.
Déclaration de sinistre : en cas de sinistre, il est obligatoire de remplir un constat
amiable même en l’absence de tiers identifié (vol, incendie…). En cas de vol (ou
tentative de vol), un dépôt de plainte est également indispensable. Il devra être très
précis quant à la liste éventuelle des objets dérobés dans le véhicule.
Le constat amiable devra être transmis dans les 24 heures suivant l’accident au
correspondant assurance de l’établissement de rattachement du conducteur.
VIII - TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
La société mettant à disposition du salarié un véhicule particulier d’entreprise peut être
amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel du salarié pour
répondre à différentes finalités, détaillées ci-dessous :
a) La gestion des éventuelles infractions au code de la route et des redevances liées
au stationnement :
Le traitement relatif au titre a) est mis en œuvre pour :
- Répondre à l’obligation légale de l’entreprise de désigner auprès de l’Agence
Nationale de Traitement Automatisé des Infractions (ANTAI) la personne qui
conduisait ou était susceptible de conduire le véhicule lorsque l’infraction a été
constatée ;
- Suivre la procédure de recouvrement des contraventions au code de la route et
des redevances liées au stationnement ainsi que la gestion des contestations en
découlant ;
- Réaliser des statistiques anonymes en vue d’adapter les formations de
prévention routière au titre de l’intérêt légitime de l’entreprise.
Les données pouvant être collectées sont les suivantes :
- Le nom, nom d’usage, prénom(s), sexe et, le cas échéant, civilité de la personne ;
- La date et le lieu de naissance ;
- L’adresse postale et le cas échéant, l’adresse électronique ;
- Le numéro d’immatriculation du véhicule concerné ;
- Le numéro du permis de conduire, date et lieu du permis
- Le numéro et la date de l’avis de contravention ;
- Le cas échéant, la date et l’heure du début de location et de la fin ;
- Le cas échéant, la date et l’heure de l’infraction.
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Ces données seront traitées par les personnes habilitées de l’entreprise et ses affiliées
et pourront être, dans le cadre de la désignation des conducteurs ayant commis une
infraction au code de la route, transmises à l’Agence Nationale de Traitement
Automatisé des Infractions (ANTAI) et au ministère public.
En signant la convention de mise à disposition d’un véhicule particulier d’entreprise, le
conducteur accepte que les données à caractère personnel que la société pourrait être
amenée à collecter à l’occasion de la première infraction soient conservées pendant la
durée de mise à disposition du véhicule augmentée de 45 jours.
Le salarié dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de ces données. Il
bénéficie également d’un droit de limitation et d’opposition au traitement de ses
données personnelles. Il peut aussi mettre fin à son consentement quant à la durée de
conservation de ces données. En cas de retrait de son consentement, la durée de
conservation des données sera limitée à 45 jours à compter de la réception de la
contravention, sauf contestation, auquel cas cette durée sera portée à douze mois,
éventuellement prorogée des délais nécessaires à la défense des droits de l’entreprise.
Il peut exercer ses droits en adressant un email à son correspondant RGPD.
b) La gestion de la flotte automobiles (consommation en carburants et le paiement
des péages et des parkings)
Ce traitement est mis en œuvre dans le cadre de l’intérêt légitime de la société pour
permettre la gestion de la flotte automobile.
Les données pouvant être traitées sont les suivantes :
- Le numéro d’immatriculation du véhicule concerné ;
- La date et le lieu de prise de carburants, de paiement de péage ou de parkings ;
Ces données seront traitées par les personnes habilitées de la société et ses affiliées
ainsi que par l’organisme de gestion de la carte carburant, des péages et des parkings.
Les données ne seront pas transmises en dehors de l’Espace Economique Européen.
Le salarié dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de ces données. Il
bénéficie également d’un droit de limitation et d’opposition au traitement de ses
données personnelles. Il peut exercer ses droits en adressant un email à son
correspondant RGPD.
Mise à jour 02/2024 Page 7 sur 7
c) La politique de prévention du risque routier du Groupe
Ce traitement est mis en œuvre dans le cadre la politique de prévention du risque
routier du Groupe et est basé sur l’intérêt légitime de la société.
Les données pouvant être traitées sont les suivantes :
- Le nom, nom d’usage, prénom(s), sexe et, le cas échéant, civilité de la personne ;
- Le numéro d’immatriculation du véhicule concerné ;
- La date et le lieu d’accident ;
Ces données seront traitées par les personnes habilitées de l’entreprise et ses affiliées
ainsi que par le courtier d’assurances de la société.
Les données ne seront pas transmises en dehors de l’Espace Economique Européen.
Les données susvisées relatives à chaque infraction seront conservées pendant 12 mois.
Le salarié dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de ces données. Il
bénéficie également d’un droit de limitation et d’opposition au traitement de ses
données personnelles. Il peut exercer ses droits en adressant un email à son
correspondant RGPD.
Il est précisé qu’il n’y a pas de collecte de données de géolocalisation dans le cadre de
l’utilisation du véhicule particulier d’entreprise.
Pour toute information complémentaire ou réclamation, les salariés conducteurs
peuvent contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (plus
d’informations sur www.cnil.fr).
